Gagner 1 heure par jour

Qui n’a jamais rêvé d’avoir plus de temps dans la journée : pour finir son travail, prendre le temps de déjeuner, faire du sport, aller chercher ses enfants à l’école ou simplement être moins stressé.

Sur quelle partie de la journée peut-on espérer gagner ce temps, le sommeil : difficilement envisageable sous peine de fatigue permanente caractérisée, il reste donc le travail.
Si vous réfléchissez bien, il y a une quantité non négligeable de choses à parfaire de ce côté-là, sans pour autant sacrifier la pause-café.

Nous vous proposons 9 astuces simples.

1.    Ranger, trier, nettoyer votre espace de travail.

Pourquoi est-il important de bien organiser son bureau ?

Les dernières études montrent qu'un cadre perd en moyenne six semaines par an à rechercher des dossiers et des papiers !

Un bureau clair, aéré et rangé, c’est 50% d’efficacité en plus.

Un bureau en ordre et rangé avec logique aide à structurer sa pensée et donc à faire avancer plus vite ses dossiers.

Pensez à l’image que renvoie votre bureau : si vous entrez dans le bureau d'un manager et le voyez noyé sous les dossiers, vous aurez forcément un doute sur son professionnalisme.

Prévoyez trois heures de travail, des sacs poubelle, des caisses d’archives.

Une fois votre tri achevé, ne vous laissez plus envahir par vos archives, délocalisez-les. Usez et abusez des sites de self-stockage qui mettent à votre disposition des boxes de taille variable (1 à 25m²) vous pourrez y entreposez à l’abri toutes vos archives, votre mobilier de bureau superflu, vos fournitures encombrantes.  

 

Depuis votre fauteuil de bureau, vous devez pouvoir attraper tout ce dont vous vous servez au quotidien simplement en pivotant sur votre chaise. Les objets que vous utilisez 10 fois par jour doivent être très près. Placez sur votre plan de travail tout ce qu'il vous faut pour écrire, découper et coller ainsi que les papiers et dossiers sur lesquels vous travaillez actuellement. Si vous êtes droitier, votre pot à crayons doit se trouver à votre droite. Vous devez avoir à portée de main également des post-it, indispensables, ainsi qu'un agenda et le cahier dans lequel vous notez tout ce que vous avez à faire.  

Pour les objets personnels, faites comme vous le sentez, mais évitez le mur transformé en album de photos de famille, ce n'est pas très professionnel.

 

2.    Arriver plus tôt au bureau pour travailler au calme
Décaler légèrement ses horaires de travail pour arriver au bureau avant la plupart des collaborateurs permet d'avancer ses dossiers au calme, sans craindre d'être dérangé. Des horaires matinaux sont aussi l'assurance de ne pas recevoir de coups de fils intempestifs de clients ou de partenaires.

C’est le meilleur moyen pour avancer sur les dossiers de façon rapide et très efficace.

3.    Maîtriser et planifier son emploi du temps en commençant par les tâches prioritaires

La première chose à faire en arrivant le matin, avant la lecture des emails, l’ouverture du courrier, c’est rédiger, mettre à jour la fameuse "to do list".

C'est une règle de base : chaque semaine, une liste de ce qui est à faire, doit être établie.

Triez ces tâches: ce qui est important et urgent, urgent et non important, non urgent et important, non urgent et non important. Cette dernière catégorie de tâches peut souvent être déléguée.

Toutes les tâches annexes doivent être sous-traitées, c'est-à-dire des tâches basiques telles que affranchissement du courrier, envoi, réception de colis, les sites de self-stockage ayant des services de domiciliation comme Annexx gèrent ce genre de tâches.

 

Vous devez pouvoir vous consacrer à l’essentiel de votre métier, et votre agenda doit refléter ces priorités.

Deux principes : commencer par faire ce qu'on apprécie le moins et regrouper les activités.

En clair, ouvrir tous les jours pendant une heure un dossier prend plus de temps que de travailler sur ce même dossier d'une seule traite

 Il est conseillé de traiter en début de journée les dossiers les plus urgents et ceux qui nécessitent une forte concentration.

 

4.    Bien gérer le flux d'information - Organiser sa boîte mail
Pour que votre messagerie électronique ne soit plus un joyeux bazar dans lequel vous perdez de précieuses minutes à rechercher d'anciennes correspondances, prenez un peu de temps pour l'organiser. La meilleure solution est souvent de créer des répertoires thématiques et des dossiers selon les urgences. Vous pourrez ainsi classer la plupart de vos mails et mieux suivre les priorités.

Autre astuce : créer des règles pour classer automatiquement certains messages ou leur donner une couleur bien précise. Afficher en rouge les messages de son supérieur et ranger directement les newsletters reçues dans un répertoire spécial permettent de gagner un temps précieux.

5.    Ouvrir sa boîte e-mail deux à trois fois par jour seulement
Décidez quand vous allez vous occuper des mails. Ne mettez pas d'alarme, surtout. Personne ne peut résister à interrompre ce qu'il est en train de faire pour jeter un œil sur le mail qui vient d'arriver. En mettant une alarme, vous avez la sensation d'être réactif mais en fait, vous diminuez votre efficacité en vous laissant distraire. En règle générale, il n'y a pas autant d'urgence que votre interlocuteur voudrait vous le faire croire ou que nous le croyons.

 

Cette tendance, conséquence de l'image d'instantanéité que véhicule le mail, se révèle toutefois extrêmement chronophage. La solution est de ne pas hésiter à garder fermée sa boîte mail pour ne plus l'ouvrir qu'à heure fixe, deux ou trois fois dans la journée. Une astuce efficace qui vous permettra de reprendre en main votre emploi du temps et maintenir votre niveau de concentration.

 

6.    Prévoir les imprévus
Définir un emploi du temps détaillé c'est bien, pouvoir légèrement le bousculer, c'est mieux !  Il faut également se garder une marge et toujours prévoir environ 30 % d'imprévu dans une semaine.  Il serait illusoire de penser que, malgré tous vos efforts, la journée de travail va se dérouler précisément comme vous l'avez prévu. Il y aura forcément une urgence à traiter, un collègue avec lequel faire impérativement le point sur l'avancement d'un projet. C'est pourquoi il faut savoir se dégager une certaine marge dans la journée.

Ensuite, à vous de juger si ces urgences peuvent s'insérer à tout moment de la journée ou si vous leur dédier une plage horaire bien précise. Et si, par miracle, aucun imprévu ne pointe son nez, ce sera pour vous l'opportunité de vous avancer dans votre travail... ou de quitter le bureau un peu plus tôt.

7.    Se fixer un délai pour les réunions et s'y tenir
Si vous prévoyez que la réunion que vous souhaitez organiser peut se dérouler en 1 heure, à vous de faire respecter cette durée. Pour cela, il est conseillé de préparer un ordre du jour qui sera préalablement envoyé aux personnes invitées à la réunion.

Pour éviter de multiplier le nombre de retardataires, il est également conseillé de mettre en place un système d'alerte pour prévenir les participants 10 minutes avant le début de la réunion. Outre le fait que vous aurez réservé une salle pour la réunion, afin de ne pas perdre de temps à en chercher une de libre, vous veillerez à bien minuter chaque thématique abordée et à limiter si besoin est les interventions pour vous tenir scrupuleusement à la feuille de route prévue initialement.

8.    Fixer ses rendez-vous extérieurs en début ou fin de journée
Se déplacer pour un rendez-vous en cours de journée est immanquablement source de perte de temps. La meilleure solution est de programmer des rencontres en début ou en fin de journées pour limiter les allers-retours (vous vous y rendez directement depuis votre domicile le matin et vous ne repassez pas par votre travail le soir). Non seulement vous y gagnez sur les trajets mais ce sera un break de moins dans votre programme de la journée.

Si vous le pouvez, évitez également le déjeuner qui peut traîner en longueur, surtout si votre convive arrive en retard.

 

9.     Prendre du recul  

Un responsable est comme un pompier contraint d'éteindre les feux qui se présentent. Tout le monde a l'impression d'être complètement aspiré par des tâches, sans avoir de temps pour la réflexion.

Pour résister à l'urgence, il faut donc cultiver le recul. Il ne faut pas hésiter à se mettre en situation de lenteur interne, en régulant notamment leur respiration ou encore le débit de leur voix. Paradoxalement, il faut donc être lent pour bien gérer le temps, mais aussi savoir prendre de la distance.

Lorsqu'on doit prendre une décision importante, il ne faut pas agir à chaud mais prendre connaissance de tous les éléments avant le soir et attendre le lendemain."

 

Soyez les maîtres de votre temps. 

Bien stockez dans son box !

Depuis plus de 10 ans chez Annexx, nous observons, nous conseillons nos clients, aujourd'hui nous vous faisons profiter de notre expérience, afin d'optimiser votre box de stockage.

La façon dont vous rangerez votre box et protégerez vos affaires, déterminera leur durée de vie.

Voici, quelques conseils à retenir :

 

1.            Calculez la valeur de vos biens et vérifiez qu'ils soient couverts par  l'assurance incluse dans nos tarifs.

2.            Etiquetez clairement tous vos cartons * de façon à vous y retrouver facilement. Ne pensez pas que vous pouvez vous en dispenser, après quelques semaines vous aurez oublié le contenu de vos cartons.

3.            Faites une liste de vos cartons que vous conserverez, chez vous ou au bureau.

4.            Positionnez les cartons volumineux et lourds à la base du box de stockage et mettez les articles légers sur le dessus.

5.            Ne posez pas de cartons lourds ou objets sur les canapés ou matelas, ils pourraient les déformer.

 

6.            Utilisez des cartons solides et de taille identique, prévus pour le déménagement et le stockage, Ils n’endommageront pas vos affaires et vous ne perdrez pas de place.

7.            Recouvrez vos biens d’une toile de protection, film anti-poussière.

Enveloppez les pieds de table et angles de meubles pour éviter les coups et  rayures. Protéger par une couverture ou papier bulle le dessus des meubles. 

8.            Enveloppez les articles délicats dans un emballage de protection tel que du papier-bulle* et inscrivez la mention "fragile" sur le carton.

 

9.            Utilisez des cartons penderies* pour stocker vos vêtements et ainsi éviter les faux-plis. Les vêtements et la literie devront être NETTOYES et complètement secs. Ils seront rangés de préférence dans des housses prévues à cet effet.

10.         Les tondeuses à gazon, moteurs à essence ou gasoil, ainsi que les  voitures de karting doivent être vidangés avant d’être entreposés.

 

11.         Les réfrigérateurs et congélateurs doivent être entièrement dégivrés et séchés pour être entreposer. Leurs portes doivent être entrouvertes pour favoriser la ventilation.

          Sinon gare aux moisissures et odeurs!

12.         Les machines à laver le linge et la vaisselle doivent être entièrement vidangés avant d’être entreposer.

13.         Les ustensiles de cuisine comme les autocuiseurs, mixers doivent être nettoyés et non graisseux.

14.         Les livres et archives doivent être rangés à l’horizontale, et pas posés directement sur le sol.

15.         La vaisselle, les pièces fragiles doivent être emballées dans du papier et rangés dans des cartons spéciaux*.

16.         Pensez à positionner les articles dont vous aurez le plus fréquemment besoin à proximité de la porte du box.

17.         Remplissez vos cartons, afin d’éviter qu’ils ne s’affaissent avec le temps et écrasent leur contenu.

18.         Pour bien empiler les cartons, faites des piles de cartons identiques en taille.

 

19.         Pour les chaises empilées, placez une feuille de papier bulle entre chacune.

20.         Laissez un espace entre vos affaires et les parois du box pour permettre une ventilation, et n’appuyez aucuns meubles ou objets lourds contre les parois du box.

21.         Assurez-vous qu’il n’y a pas de coté ou angle pointu qui dépasse.

 
22.         Laissez les objets lourds sur des palettes, ils seront plus maniables.
 
23.         Faites attention à ne pas stocker des produits inflammables, comme la peinture et les produits chimiques ou  périssables comme la nourriture.
 
24.         Utilisez toujours des cadenas* de qualité pour votre box. Des cadenas vous sont proposés à l’accueil.

 

(*) Toutes les - fournitures - marquées d'un astérisque sont disponibles dans nos centres à des prix très compétitifs.

Attention ! ! ! !
Il est formellement interdit de stocker des denrées périssables, des liquides corrosifs ou inflammables, des explosifs et gaz de toute sorte, de l'essence, des engins à moteur (y compris des pneus…) et toute autre substance illégale ou à risque. (cf. contrat de mise à disposition).